Oulun NMKY ry:n jäsenten henkilötiedoista
REKISTERINPITÄJÄ
Oulun Nuorten Miesten Kristillinen Yhdistys ry
y-tunnus: 0195048-9
Raatintie 7, 90100 OULU
toimisto@onmky.fi
YHTEYSHENKILÖ Jonna Helavirta, jonna.helavirta@onmky.fi
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot sekä käsitellä niitä näitä tarkoituksia varten. Jäsentietoja kerätään ja käsitellään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta, markkinointia, laskutusta, tilastointia ja toiminnan dokumentointia sekä mittaamista varten. Henkilötietoja käsitellään liittymisessä annettavan suostumuksen perusteella. Suostumuksen alaikäisen ja vajaavaltaisen lapsen henkilötietojen käsittelyyn antaa tämän huoltaja. Jäseniä ja heidän huoltajiaan koskevia henkilötietoja saadaan myös jäsenyyden aikana ja rekisterinpitäjälle tehdyistä ilmoituksista. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen, kuten keskusjärjestöjen (Suomen NMKY:n Liitto ry, Suomen Partiolaiset ry, SuLaSol ry, Suomen Koripalloliitto ry jne.) oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, jotka perustuvat siihen asialliseen ja merkitykselliseen suhteeseen, kun henkilö tai tämän huollettava on liittynyt Oulun NMKY ry:n jäseneksi.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan sen aikaa, kun säilyttämiselle on tarve jäsenyyden hoitamisen kannalta tai niin pitkään kuin lainsäädännössä ko. tarkoitukseen liittyen edellytetään. Tarpeettomat tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut. Tietoja voidaan säilyttää kauemmin historiallisia, tilastollisia ja julkaisutarpeita varten.
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Oulun NMKY ry käsittelee jäsenen tai tämän huoltajan antamia tietoja, joita ovat muun muassa yhdistyslain vaatimat henkilötiedot: jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka sekä tarpeen ja käyttötarkoituksen mukaan mm. syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toiminnan aloittamispäivä, jäsentyyppi ja tehtävä organisaatiossa. Lisäksi rekisterinpitäjä voi tallettaa ja käsitellä toimintaan liittyviä tietoja kuten urheilusaavutuksia, ansiomerkkejä ja koulutuksia.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS
Henkilötietoja siirretään seuraaville vastaanottajille:
Accountor Finago Oy / Rantalainen Oy
Taikala/MyClub-jäsenrekisteri
Suomen partiolaiset ry/Kuksa-partiorekisteri
SuLaSol ry/FloMembers-järjestelmä
Suomen Koripalloliitto ry
Suomen Lentopalloliitto ry
Suomen Suunnistusliitto ry
Suomen Urheiluliitto ry/Yleisurheilurekisteri
Suomen Aikuisurheiluliitto ry/SAUL rekisteri
Suomen NMKY:n Liitto ry
Suomen NMKY:n Urheiluliitto ry
Google Forms –palvelu
Eventio
Webropol
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Tallennettuja tietoja säilytetään pääosin digitaalisesti tallennetussa muodossa. Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa manuaalisia kopioita, kuten paperisia osallistujalistoja, tällaisia kopioita käsitellään huolellisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen ja kopiot tuhotaan välittömästi, kun niiden säilyttäminen ei ole tarpeen. Tietojen käyttöoikeus on rajattu käyttötarkoituksen mukaisesti ja tietojärjestelmät on teknisesti suojattu. Tietojärjestelmien käyttäminen edellyttää sekä käyttäjätunnusta että salasanaa.
TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN JA EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Käyttäjätietoja tallennetaan ja käsitellään myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, tämä on palveluntarjoajan (Google) hallinnassa. Henkilö antaa suostumuksen näiden tietojen siirtoon Google Forms –lomakekyselyn yhteydessä.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus:
– saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
– tietojen oikaisemiseen
– tietojen poistamiseen
– käsittelyn rajoittamiseen
– vastustaa käsittelyä sekä
– siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Lisäksi milloin käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos rekisteröity epäilee, ettei henkilötietoja käsitellä lainmukaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavirastolle. Pyynnöt on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.